Bezpieczeństwo danych – szafy na dokumenty w praktyce

Szafy na dokumenty gwarantem porządku

Na wielu filmach można zobaczyć jak księgowi korzystają z szaf zamykanych na specjalne zamki. Szafy na dokumenty są zazwyczaj szare, ale zdarzają się również w innych kolorach. Dlaczego jest to takie ważne? Otóż jak wiadomo dokumentacja jest niezwykle istotna w prowadzeniu każdego przedsiębiorstwa i wszelkie zagubienie którejś z umów lub sprawozdań może oznaczać ogromne komplikacje w jego prowadzeniu. Nie jest to przesada niezależnie od tego jak to brzmi. Wystarczy pomyśleć o Urzędzie Skarbowym oraz wielu firmach, które doprowadził na skraj bankructwa tylko dlatego, że coś nie zgadzało się w dokumentacji prowadzonej przez osoby za to odpowiedzialne. Rzetelność oraz sumienność w prowadzeniu wszelkich zestawień i ich późniejsze przetrzymywanie w odpowiednich warunkach są głównym zadaniem księgowych. Im lepsi księgowi tym lepiej dla firmy.

Zakup u polskich producentów

To dzięki ich pracy na odpowiednim poziomie możliwa jest bezkonfliktowa współpraca kierownictwa firmy z różnymi urzędami, które mogą robić okresowe kontrole. Wtedy można być pewnym, że żadna kontrola nam nie zaszkodzi. I nawet urzędnicy z przysłowiowej Skarbówki nic nam nie zrobią pod warunkiem, że dbamy o to, by nie było żadnych nieścisłości w prowadzeniu dokumentacji. Z tego też powodu wszystko powinno być uporządkowane i trzymane przez odpowiednią długość czasu. Najlepiej zadbać o odpowiednie szafy na dokumenty, które można kupić u polskich producentów. Dają oni gwarancję na swój wyrób, ponieważ są pewni wysokiej jakości produktów, które sprzedają. Najlepsze produkty znajdziemy tu: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a. Do wyboru są różne szafy. Mogą być jednodrzwiowe lub dwudrzwiowe. Większość z nich jest zamykana i zabezpieczona specjalnymi zamkami, dlatego posiadają odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa.

Poprawa standardu pracy

Mając takie szafy możemy być pewni, że na pewno będziemy mieć porządek w przysłowiowych papierach, co jest szczególnie istotne dla działalności firmy. Wystarczy tylko zatrudnić odpowiedni sztab ludzi, który będzie kontrolować dokumentację oraz jej przejrzystość. Posiadanie takiego mebla w gabinecie na pewno ułatwi im pracę i pozwoli na większe bezpieczeństwo przechowywania papierów. Dla zwiększenia komfortu pracy szafy są wyposażone w szereg udogodnień mających na celu zwiększenie pojemności szafy oraz jej ogólnego bezpieczeństwa. Nie bez kozery są one nazywane pancernymi, gdyż w ich produkcji wykorzystuje się specjalny, solidny metal zabezpieczający nawet przed ogniem. Właśnie z tego powodu stały się nieodzownym wyposażeniem gabinetów kierowników, księgowych oraz urzędników mających pod kontrolą dokumenty niejawne.

Szafy na dokumenty tajne

Trzeba również zaznaczyć, że miejsce, w których można przechowywać takiej tajne teczki, jak i segregatory, musi spełniać specjalne kryteria. Są one opisane w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29.05.2012 roku w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych. Większość ze sprzedawanych towarów o tej charakterystyce spełnia te wymagania, ale zawsze warto sprawdzić czy na pewno producent wypełnił wszelkie normy. W końcu taka szafa musi mieć niezawodny i bezpieczny systemem zamykania oraz wiele innych udogodnień, których można na próżno szukać w tradycyjnych meblach do przetrzymywania dokumentów. Przykładem mogą być specjalne skrytki wewnętrzne. Może się wydawać, że sama szafa pancerna jest meblem zapewniającym bezpieczeństwo przed intruzami, jednakże dodatkowe i bardziej zabezpieczone miejsce często jest najbardziej pożądane przez kierowników firm. W końcu są rzeczy, o które musimy szczególnie dbać i chronić przed niepowołanymi osobami.